Par Mandy L. Manley, Organisatrice professionnelle et propriétaire de « Skeleton Key Organizing » (société de planification américaine)

Lorsque vous possédez votre propre activité, le temps est bien plus que de l’argent. C’est une ressource limitée que vous devez dépenser pour des articles ayant un fort impact, ainsi que pour la comptabilité, l’éducation, le réseautage et la planification. Que votre activité soit votre source de revenu principal ou pas, il vous sera utile de bien maîtriser votre temps. Examinons quelques stratégies efficaces de gestion du temps qui vous aideront à maintenir votre activité sur la bonne voie.

1. Choisissez un calendrier

Cela peut paraître évident, mais choisir un calendrier répondant à vos préférences et vos compétences est une étape vitale pour l’entrepreneur avisé. Si vous ne quittez pas votre maison (ni même votre bureau) sans votre téléphone, considérez une application calendrier gratuite comme le calendrier Google. L’utilisation d’un calendrier numérique présente de nombreux avantages : il peut être synchronisés entre tous vos appareils, peut être partagé et beaucoup accepte les commandes vocales pour une planification aisée. Toutefois, si vous savez que la technologie n’est pas votre point fort ou que vous êtes une personne plus visuelle, envisagez d’utiliser un calendrier papier. Choisissez un agenda qui puisse se glisser dans votre sac et assurez-vous de toujours avoir un stylo sur vous. Attention si vous choisissez l’un et l’autre : vous devez vous assurer d’enregistrer tous les rendez-vous aux deux endroits afin de ne pas faire de surréservation !

2. Planifiez vos priorités

Un calendrier utile reflète vos priorités. regardez ce qui compte le plus pour vous et les actions que devez mettre en place pour le développement de votre activité. Classez-les par ordre d’importance et d’impact et veillez à ce que ces éléments se reproduisent aussi souvent que vous le souhaitez pour que votre activité continue d’avancer. Souvenez-vous que le succès ne se produit pas du jour au lendemain ; il est le résultat de diligence et répétition durant des semaines, mois et années. Prenez le temps de lister vos priorités, vos objectifs et actions répétitives, nous les utiliserons à l’étape No2 !

3. Bloquez votre temps

Prêt à gérer votre calendrier comme un pro ? Prenez exemple des pages des PDG à succès et des « solospreneurs » et mettez en œuvre la stratégie de blocage du temps. Que votre calendrier soit numérique ou analogique, bloquez des rendez-vous pour effectuer le travail parmi les priorités énumérées ci-dessus. Par exemple, si vous savez qu’en parlant à 5 nouvelles personnes chaque semaine, vous allez gagner de nouveaux clients, bloquez ces opportunités sur votre calendrier comme étant des rendez-vous. Vous pouvez même créer un code couleur afin d’avoir une meilleure représentation visuelle de la manière dont vous passez votre temps. Bloquez chaque semaine jusqu’à ce que vous ayez assigné une tâche pour chaque heure (n’oubliez pas de planifier du temps pour les promenades, les pauses-Shake et le loisir !). Conclusion : assurez-vous de prévoir du temps pour faire ce qui compte le plus pour vous !

4. Planifiez vos réunions comme un pro

Maintenant que votre calendrier répond à vos exigences, il est temps d’intégrer d’autres personnes ! Vous ne pouvez pas réussir seul, assurez-vous de planifier des rendez-vous pour les ventes, la formation et parler avec les personnes de votre organisation. Faites savoir à  tout le monde quand vous êtes libre en utilisant un assistant numérique tel que Calendly. Ce service efficace vous permet de dire adieu aux échanges de mails. Partagez simplement un lien vers les rendez-vous que vous avez choisis et laissez les autres réserver ces rendez-vous avec vous. Vous pouvez partager une ligne de conférence et définir des rappels. Une fois qu’ils ont pris rendez-vous, ils peuvent reprogrammer et obtenir les informations de connexion directement via Calendly. Les autres personnes souhaitant prendre rendez-vous avec vous ne verront que vos disponibilités ! Le meilleur ? Le plan basique est gratuit !

Besoin de réunir un groupe plus important? Envoyer des dizaines de mails pour vérifier les disponibilités de chacun est inefficace, alors essayez Doodle.com. Cet outil vous permet de télécharger différentes heures de réunion potentielle et permettre aux invités de voter sur l’horaire qui leur convient. Doodle compilera les résultats et vous indiquera quand tout le monde est libre de se rencontrer ! Bonjour l’efficacité !

5. Organiser une journée de planification

La dernière étape dans la gestion de temps et de programmer une journée de planification. Chaque semaine, vous devriez passer en revue les évènements des jours à venir. Assurez-vous de disposer des ressources dont vous avez besoin et envoyez des rappels avant de vous présenter à votre prochain rendez-vous. En gérant correctement votre planning, les autres personnes comprendront que vous êtes une personne qui gère et qui est fiable (deux très bonne qualités pour un entrepreneur !). Assurez-vous de connaitre vos rendez-vous des prochaines semaines et prochains mois et faites que vos objectifs plus importants soient découpés en actions. Lorsque ces actions seront bloquées comme étant des rendez-vous dans votre calendrier, vous progresserez rapidement dans la réalisation de vos objectifs et développerez votre activité.

En tant qu’entrepreneur, vous avez beaucoup de choses à faire chaque jour. En utilisant les stratégies ci-dessus, vous pouvez mettre votre temps et votre calendrier à votre service. Vous n’aurez plus ce sentiment que vous ne savez pas ce que vous devez faire, vous inquiétant de ne pas avoir tout fait, et de perdre du temps sur des choses qui ne comptent pas vraiment. Consacrez intentionnellement votre temps à planifier afin de maîtriser réellement votre activité et consacrer plus de temps à ce qui compte le plus pour vous.

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